スプレッドシートの保存機能はここがスゴイ!機能や特徴などを紹介

目安時間 10分

 

Googleスプレッドシート(以下スプレッドシート)の保存はいかに優れているのか!?

 

使っている人は無意識にその恩恵を享受しているといえます。

 

具体的に何がスゴイのかについて解説していきます。

 

手動保存が当たり前?

 

通常PCの書類を保存するのは手動かと思いますが、PCが不安定であったり急にフリーズしたりするのを恐れて頻繁にCtrl+Sで保存する人も多いのではないでしょうか?

 

まだまだこれが通常で、クラウド上のデータをネット経由で制御するサーバーサイド系が普及すると、もはや手動セーブは近い将来レガシー(時代遅れ)となってくるのかもしれません。

 

スプレッドシートの保存

 

スプレッドシートをお使いであれば、セルへデータ入力直後に自動で保存が行われもはや手動保存メニューさえないのはご存知の通りですね。

 

スプレッドシートはネットにつながった状態で使用するのが基本ですが、オフラインでも使用可能でありファイルを共有している場合はオフラインで編集し暫くしてからオンラインにするのは時間差でデータがアップされるので使い方に注意が必要でしょう。

 

オンラインでは、共有時において特定の共有者によって最初にアクティブされて入力待ちになっているセルは、グレーに反転表示になり編集している共有者IDとともにセルがハイライト表示されるので別の作業者はそのセルを編集しないようにすれば問題はなさそうです。

 

オフラインでは、たまたま同じセルに書き込みしていると先に書き込みした内容がオフライン作業者がオンラインになったときにそのセルは上書きされてしまうかもしれません。

 

オンラインでの保存

 

オンラインで、保存の頻度を確認するとどの様になっているかというと入力作業をセルで行い、Enterでキーボード叩いた直後クラウドマーク部分に”ドライブに保存しています...”と凡そ3秒程表示されます。

 

保存が完了したら、”ドライブに保存しました” となりその後凡そ3秒後にその表示が消えます。

 

スプレッドシート上部にあるクラウドマークのところですが、マウスのポインターをクラウドのアイコンにかぶせると”ドキュメントのステータスを確認”と出ます。

 

メニューバーのヘルプ右側あたりに”最終編集**前”と出ているかと思いますがマウスポインターを被せると”変更履歴を開く”と表示されます。

 

変更履歴を開くと、シート右側に変更履歴が確認でき、各々変更したセルがハイライトされています。

 

シートの追加や写真の貼り付けについては、履歴には出てこないようですね。

 

履歴を表示させた状態で、一つ前以前の保存版をクリックするとシート上方に白抜きグリーンの囲いで”この版を復元”と表示されています。

 

クリックすると復元でき直前の版も履歴にキープされています。

 

この機能は当たり前の様で改めてスゴイことだと私は思うんですよね。

 

今後オフィス系の手動保存システムは淘汰されていくのでは……といった気がしました。

 

オフライン時の保存

 

そもそもオフラインでどこにデータが保存されているのか?

 

ネット接続を遮断しても、保存されるのはサーバ側ではなくローカルのPCのはずですよね!

 

オフラインになるとスプレッドシートの上方部の表示はクラウドアイコンに斜め線が入り "オフライン作業中" と表示されたままになります。

 

その後編集を再開しセルに入力しEnterキーを押すと "保存しています……" と数秒間表示され "オフライン作業中" の表示が消え "このデバイスに保存しました" とまた数秒表示されたあとにクラウドアイコンがモニターアイコンに変わります。

 

オフラインでも自動で保存されており、一体ローカルのどこに⁉と気になったのでファイル検索し調べてみました。

 

フォルダ検索で以下の様にかなり奥深いところに保存されています。

 

PC>OS(C:)/ユーザー>####>AppData>Local>Google>Chrome>User Data >Default >...

 

AppDataフォルダは通常隠しフォルダーになっており以下方法にて出現させる事ができます。

 

  • Windowsキー+R にてファイル名を指定して実行において名前をAppDataとタイプしEnter

 

オフラインでもスプレッドシートのメニューで使える機能が限定されるものの、本来ならネット接続を要求されるところオンライン時と同じように表示され、まだ使えるのはこのキャッシュデータが残っているからなんですね。

 

2つのPCを用い実験

 

2つのPCを用い実験を行ってみました。

 

同じセルで書き込みする場合、時間的にあとから書き込みしたほうが反映されます。

 

オフライン作業者のシートはオンラインになったときに反映されるので注意が必要ですが、このようなケースに於いてそれ程心配は要らないでしょう。

 

上書きされたとしても一つのセルへの書き込み情報量が少なければ殆ど問題はないのではないでしょうか?

 

一応回避策として一つのセルへの情報量は必要最小限にしておきましょう。

 

 

そして変更履歴で編集セル履歴のトラッキングが可能なんです。

 

同一版内で編集のロールバックはできないですが編集したセルの場所と順番について履歴トラッキングができるんです。

 

右側の変更履歴の左上方に”x/y件目の編集”と表示されていて上下矢印をクリックして編集したセルの場所とその履歴順がわかるのです。

 

ぜひ確認してみてください。

 

オフィス系エクセルとの比較

 

ここで簡単にスプレッドシートとエクセルの比較をしてみます。

スプレッドシート

 

利点

  • 自分で保存作業を行わなくてよい
  • ファイルを失う心配がない
  • 無償で使える

など

 

欠点

  • オフライン機能も使えるが基本的に常時接続のネットワーク環境が必要。
  • 早いレスポンス(応答性)を必要とする場合はやや不利

など

 

オフィス系エクセル

 

利点

  • ネットワーク接続を気にせずつかえる
  • レスポンスは素早い

など

 

欠点

  • 基本的に保存は必要な時にマニュアルで行う必要があり、最近は上書き保存してもロールバックできるようですが一旦閉じてしまうと元のものを参照できず必要であれば個別に要ファイル保存
  • うっかりファイルを失う可能性あり

など

 

それぞれ利点、欠点あり人によってどちらにアドバンテージがあるかは言い難いですが、私にとって通常使用でネットワーク環境が悪くなければ、アドバンテージはブラウザーのみで機能を使えるスプレッドシートにあるといえます。

 

まとめ

 

いかがだったでしょうか?

 

今回スプレッドシートの保存機能にフォーカスをあてその機能の特徴、ふるまいや利点欠点など解説しました。

 

常時接続環境が当たり前になってきており、今後スプレッドシートがより普及してきそうです。

 

実際に使ってみて特にその保存機能の秀逸さをぜひ堪能し、そのメリットを最大限享受してみては如何でしょうか。

 

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