スプレッドシートのテンプレートは業務の効率化に最適!使い方を検証!

目安時間 13分
プロフィール:毎日朝7時に自宅を出て21時に帰宅する、ブラック企業の営業職!時間がない!!が口癖だったが、唯一の救いはスマホを持っていたこと。スマホを使って副業を開始して1年でたったころには年間50万を稼ぎ出した。

独自で外注化戦略にチャレンジし、試行錯誤の末外注スタッフさん100名以上管理することができるようになりました。そこから自分で書かないkindle書籍の出版方法を確立。現役でブラック企業で働きながら、スマホを使っての外注管理・SNS戦略・Youtubuなどを駆使して展開中。移動の多い営業職なら、時間の使い方さえ覚えてしまえば、スキマ時間だけで情報発信できちゃいます。

時間がないが口癖の私が行っている唯一無二の方法、外部パートナーと連携した仕組化、ゼロに近いぐらい時間がなくても副収入化を実現しました。超忙しい営業職の会社員の僕が『最速で』実績を作るために行った0⇒1戦略の秘密と行動力の出し方「人生が変わる行動力」を出版中(メルマガ登録で無料購読可能)。情報発信で稼ぐ方法やこれまでのノウハウをメルマガ講座にて無料配信中

職場では、入社した時などによく

「この出来上がった帳票に、

データを入力するだけですから簡単ですよ」

などと、言われることはありませんか?

 

この「出来上がった帳票=フォーマット」には

勤怠管理表や給与台帳、見積書などの

様々な帳票が存在します。

 

この既に出来上がった帳票を選べるのが「テンプレート」

Googleスプレッドシートのテンプレートは、業務の効率化に

最適なものが多くありました。

今回は、その使い方を検証してみましょう。

 

スプレッドシートテンプレートの開き方

 

Googleスプレッドシートを開くと、テンプレートギャラリーのボタンが右上に表示されているので、開くと様々な種類のテンプレートが選択できます。

 

 

一番上には、最近使用したテンプレートが表示されます。

それぞれのカテゴリー内容は、次の通りでした。

 

パーソナル

Todo、年間予算、月間予算、カレンダー、スケジュール、旅行プランナー

結婚式準備表、長所と短所

 

仕事

財務諸表(Xero)、年間事業予算、従業員シフトスケジュール、顧客関係管理ツール

 

プロジェクト管理

ガントチャート、プロジェクトのタイムライン

プロジェクトのトラッキング、イベントマーケティングのタイムライン

 

教育

課題管理表

 

基本のテンプレートギャラリーだけでも「18種類ものテンプレート」がありました。

 

実際に使ってみたテンプレートの感想

 

次に、18種類の中でも「すぐに使えてちょっと面白いな」と思ったテンプレートを、いくつかご紹介します。

「これは使ってみたい」と思ったものを、Googleスプレッドシートなどの利用時に使ってみましょう!

 

ToDoリスト

 

ToDoリストは、簡単に使えて、とてもシンプルでした。

 

 リストを入力⇒ 完了したタスクにチェックを付けると、タスクが線で消されると言うものです。

 

 

Googleシリーズには、Googleドキュメントや、Googleスライドなどもお馴染みですよね。

 

そのため、毎日のルーティンにToDoリスト」を混ぜて利用しても良いのでは?と思いました。

 

例えば

・朝業務をスタートする前に、ToDoリストでタスクを入力。

・終業時に、ToDoリストを✅して終業。

 

週の初めには「先週はこんなにたくさん、働いたのか!」などと、見返すことなんかも出来ますよね。

振り返ってみての、自画自賛は大事です!自分を褒めてあげましょう!

 

タスク管理には、アプリなどもいろいろあります。

私は今まで「始業時にはメモ ⇒ 終わったらメモを確認してポイっと捨てる」を繰り返していました。

当時は付箋も良く利用していたのですが、付箋の業務が終わると、ピッとはがして次の仕事に進んでいたのです。

 

意外とアナログでしたが、付箋は小さいので稀に無くなる事もありました。

書くのも悪くはありませんが、ToDoリストを活用するのも見やすくてチェック✅がしやすいのかなと感じました。

 

カレンダー(次回に期待)

 

テンプレートのカレンダーは「2019年と2020年」しかなく「2021年」のは、まだ表示がされていませんでした。

 

カレンダーのデザインはスタイリッシュでシンプルで、オシャレに使えそうなのに残念です。

新しくアップされることを、切に願うところですね。

 

 

また、Googleにもスケジュールが共有できるカレンダーがあるのはご存じでしょうか?

 

個々の予定を時間帯などと色分けして、表示も毎日、週単位、時間単位などで見分けられるので、スケジュール管理にはとても重宝しています。

画面右上のアカウントアイコンの隣にある「9つの点」よりカレンダーアプリが開けますので、こちらもどうぞご覧ください。

 

月間予算(家計簿)

 

私は、月間予算は自宅の家計簿に利用したいなと感じました。

もちろん、ちょっとした経費の集計などにも利用ができそうですが、見た感じは家計簿の内容でした。

 

 

 

収支を入力してカテゴリが選択できるのと、カスタムのカテゴリが入力できる場所もあるので、家計管理に関する足りない項目などは、こちらで補えますね。

 

家計簿などは「よし!つけてみよう」と思っても、途中で辞めたりしませんか?

 

手書きの家計簿は、毎年購入をするものの、最後まで使った試しがありませんでした。

新しい家計簿を買うと、それで満足してしまうのです。

目的が使うではなくて、買って満足に変わっていた瞬間でした。

買ったら使わないとだめですよね。

 

この月間予算は、収入と支出が分かれているだけなので、貯蓄額が一目瞭然で分かりやすいなと思いました。

グラフで目で見て残高が確認できるのが、見やすいですよね。

 

見本例は、タイトルに「100万円貯金計画!」と記入してみたのですが、毎月目標を見ることが貯金の励みになると嬉しいです。

 

結婚式準備表

結婚式の予定は、早い方ですと1年前ぐらいから予定を立てて、両家家族や親族のスケジュール、お互いの職場の都合、友人代表や今は少なくなりましたが仲人さんを立てられるなどと、細かいスケジュール調整が必要ですよね。

 

これから結婚を予定されている方にはもちろん!お勧めをしたいテンプレートなのですが

他の例えば、職場のイベントなどにも活用が出来るのでは?と思って作り直してみたのが次の画像です。

 

結婚式準備表:通常のテンプレートはこちらです。

 

 

例)水族館オープンセレモニー準備編:上記シートを改良してみました。

 

 

ちょっとした歓送迎会程度であれば人数も少なくて済みますが、販促商品のプレゼンやお披露目イベントなど、少し大規模なイベントにも、この結婚式準備表テンプレート」は何かと大活躍です。

 

招待客、見積予算、発注内容などがシート毎に入力が出来ますので、チームで動かなくてはならないイベントには最適に共有ができます。

 

とても縁起の良い、結婚式の準備シートではありますが、少し目線を変えて様々なイベントに活用されて見てはいかがでしょうか?

 

その他の便利なテンプレート

アドオン機能でも、テンプレートを追加することができます。

 

テンプレートギャラリーのテンプレートも使いやすい18種類(増える可能性はあります)でしたが、アドオン機能の中にも、おすすめのテンプレートを見つけました。

 

アドオン機能のテンプレートギャラリー

 

template gallery for sheets テンプレートギャラリー

 

アドオン機能にあるテンプレートギャラリーのテンプレートは、ざっと数えたところ200種類程がありました。

ただ、難点なのが「英語表記」なのです。

 

テンプレートを選択する時に翻訳を試してみたのですが、テンプレートギャラリーのタイトルだけしか、日本語表記に変わりませんでした(泣)

 

このテンプレートは「GOOGLE TRANSLATE関数」を使用して日本語へ翻訳をする方法もあるのですが、処理の方法が

私には少し面倒でしたので、英語には強いよと言う方には、お勧めしたいテンプレートです。

 

ある程度ですが、私にでも英単語のニュアンスで理解できるテンプレートはありました。

ちなみに、英会話のリスニングなどは、通勤時などでの「朝活」がお勧めですよ!

 

サテライトオフィスのテンプレート

 

Google株式会社の正規代理店である、「サテライトオフィス」にも、便利なテンプレートが多くありました。

こちらも気軽に利用できそうでしたので、ご紹介します。

 

Googleスプレッドシートだけではなく、Googleドキュメントなどでも利用できるテンプレートが多くありますので、ご活用ください。

 

サテライトオフィスは、Google株式会社の『Google Workspace / Google Maps API プレミアムプラン』の正規代理店です。引用:サテライトオフィス・テンプレート集 for Google Workspace

 

サテライトオフィスのテンプレートは、給与台帳から宛名ラベル、発注書などの帳票など100種類以上のテンプレートがあるようです。

お気に入りに登録して、使う時に見てみるのも良さそうですよね。

 

まとめ

テンプレートは業務の効率化に最適でした。

基本のテンプレートギャラリーから、または必要な時にその他のテンプレートを活用してみましょう。

 

テンプレートの種類

基本のテンプレートギャラリー:パーソナル、仕事、プロジェクト管理、教育カテゴリの18種類。

 

アドオン機能にも「template gallery for sheets」(英語表記)は約200種類。

 

サテライトオフィス・テンプレート集も100種類以上で使いやすそう。

 

 

何かを始める時などは、形にこだわるとやる気が起きませんか?

 

私は、昔パソコンを新調するのに「白いパソコン」がどうしても欲しかったので(それまでは黒を使っていました。)

リサーチを重ねて、お気に入りを探しました。

気に入ったものが手に入れられると、その後は大事に使うからキレイに維持ができるようになります。

皆さんも、お気に入りのテンプレートでの「日々業務の効率化」を目指して見てくださいね。

 

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