スプレッドシートのチャットを使って共同作業を時短にしよう!!

目安時間 8分
プロフィール:毎日朝7時に自宅を出て21時に帰宅する、ブラック企業の営業職!時間がない!!が口癖だったが、唯一の救いはスマホを持っていたこと。スマホを使って副業を開始して1年でたったころには年間50万を稼ぎ出した。

現在も、独自で外注化戦略を覚え、常に外注スタッフを100名以上管理しながら、自分で書かないkindle書籍の出版方法を確立。現役でブラック企業で働きながら、スマホを使っての外注管理・SNS戦略・Youtubuを駆使して展開中。移動の多い営業職なら、時間の使い方さえ覚えてしまえば、スキマ時間だけで情報発信を可能にできます。

時間がない口癖の私が行っている唯一の方法、外部パートナーと連携した仕組化、ゼロに近いぐらい時間がなくても副収入化を可能にした。超忙しい営業職の会社員が実績を作るために行った100人戦略の秘密と行動力の作り方「人生が変わる行動力」を出版中(メルマガ登録で無料購読可能)。情報発信で稼ぐ方法やこれまでのノウハウをメルマガ講座にて配信中

最近Googleスプレッドシートを使う人が社内でも使うことが多くなってきていて、同じファイルで共同編集することも増えてきました。

 

でもその都度、確認連絡をするのはめんどくさいな~と感じてしまう私・・

  • 確認メール送ったはいいけど、いつ確認してくれるかな・・
  • 変更した内容をリアルタイムで連絡が欲しい


みなさんもこんな風に感じることはありませんか?

 

今回は、Googleスプレッドシートでチャットを使って連絡をする方法をお伝えします。

時短になるのでおすすめですよ!

 

チャットできる条件とは?

早速設定して始めたいところですが、チャットするには少し条件があり、その条件を満たした時に初めてチャット可能になります。

 

チャット可能条件

    • パソコンから2人以上同時にログインしている時
    • 編集可能なユーザーのみOK

 

 

パソコンから2人以上同時にログイン

パソコンでGoogleスプレッドシート使っていて、リアルタイムで2人以上ログインしている必要があります。

1人だとチャットマークが表示されません。

 

 

そして今のところ残念ながら、「パソコン」からしかできないんです。。

スマホ・タブレットではチャットは不可なので注意が必要になります!

 

スマホやタブレットからもパソコンと同じ機能が使えたら、とっても便利だな~っていつも思います。

みなさんもそう思いませんか?

 

 

編集可能なユーザーのみOK

共有の設定をする時に、下の図のところを「編集者」に設定していないと、チャットはできないことになっています。

 

「閲覧者」だとシート自体に編集が加えられないんだから、納得ではありますけどね。

なので「閲覧者」はコメントはできても、チャットはできないってことになっています。

 

 

チャットアイコン表示方法

ファイルを共有する設定からはじめます。

Googleスプレッドシートを開いて、[共有] をクリックします。

 

 

「ユーザーやグループを追加」の場所に、チャットしたい人のメールアドレスを入力します。

Googleメール等に登録されていたりすると、下に候補が出くるので、共有したい人をクリックします。

 

 

ユーザー権限を編集者にします。

 

「閲覧者」だとチャットができません!

こちらで確認してみてくださいね。

 

共有するよという内容のメッセージを書いて[送信] します。

相手は、Gmailでメッセージを受け取ります。

 

 

Gmailを受け取った相手のメール内容です。

画面の[スプレッドシートで開く] をクリックすると、共有するGoogleスプレッドシートに飛びます。

 

 

チャットアイコン、できました!

 

 

よく使うGoogleスプレッドシートならパソコンを立ち上げた後、ついでにファイルを開いておけば、そのままチャットがすぐにできて便利かなって思いました。

 

チャットができる条件をクリアすれば、簡単に設定ができることがわかりましたね!

 

 

チャットの使い方

[チャットマーク] をクリックします。

すると、「コメントのやり取り内容」の欄が出ます。

 

自分が相手にメッセージを送る時には画面下の「自分のコメント入力欄」に入力して、「Enter」キーを押します。

 

 

チャットを相手が開いていると、すぐにコメントが反映されるようになっています。

 

 

でも、もし相手がチャットを開いていない場合でも大丈夫です。

未確認のチャットがありますという意味で、「赤いマーク」が付きます。

 

 

次の内容で、チャットの通知を見逃さないように、ほかの方法で自動に通知されるように設定してみたいと思います。

 

チャットの通知方法

Googleスプレッドシート内での自分以外の変更があった場合、メールで通知させることができます。

 

[通知ルールの設定] で○の中にチェックを入れることで通知する頻度を変えられます。

 

通知ルールの設定

  • 変更が入ったとき・・通常のシートに変更があった場合に通知します。
  • ユーザーがフォームを送信したとき・・回答フォームというシートの場合に使います。

通知方法

  • メール ー 1日1回・・このシートの1日分の変更をまとめてメール送信します。
  • メール ー その都度・・変更があるたびにメール送信されます。

 

共有シートが1日でどのくらいの頻度で変更されるかで、メールの設定が変わってきますね!

 

 

あわせて読みたい

スプレッドシート更新でLINEに通知!一体どうやったら出来る!?

パソコンから離れている時に便利!

チャットのデメリットはある?

チャットした内容は保存されません

そして次の2つのことをした時にもチャット内容が消えてしまうので、注意が必要です。

チャット内容が消えるとき

  • チャットを[×] で閉じた場合
  • Googleスプレッドシートを閉じた場合


チャットを非表示にしたい場合必ずチャットマークをクリックしましょう!

 

 

まとめ

仕事などで、日々使われているGoogleスプレッドシート。

Googleスプレッドシートはたくさんの使い方がありますが、今回はチャットを使う方法をお伝えしました。

 

チャットできる条件やデメリットがあるものの、リアルタイムで作業を進める場合に、とても使い勝手の良いツールではないかなと思います。

 

みなさんも1度使ってみてはいかがでしょうか?

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