スプレッドシートでガントチャートを作成!タスクを見える化しよう!

目安時間 11分
プロフィール:毎日朝7時に自宅を出て21時に帰宅する、ブラック企業の営業職!時間がない!!が口癖だったが、唯一の救いはスマホを持っていたこと。スマホを使って副業を開始して1年でたったころには年間50万を稼ぎ出した。

現在も、独自で外注化戦略を覚え、常に外注スタッフを100名以上管理しながら、自分で書かないkindle書籍の出版方法を確立。現役でブラック企業で働きながら、スマホを使っての外注管理・SNS戦略・Youtubuを駆使して展開中。移動の多い営業職なら、時間の使い方さえ覚えてしまえば、スキマ時間だけで情報発信を可能にできます。

時間がない口癖の私が行っている唯一の方法、外部パートナーと連携した仕組化、ゼロに近いぐらい時間がなくても副収入化を可能にした。超忙しい営業職の会社員が実績を作るために行った100人戦略の秘密と行動力の作り方「人生が変わる行動力」を出版中(メルマガ登録で無料購読可能)。情報発信で稼ぐ方法やこれまでのノウハウをメルマガ講座にて配信中

仕事や何か作業をするとき、まず最初に作業の計画をたてると思います。

 

最初にコレをやって〜それが出来たら次はコレ。

 

で今週中に仕上げるぞ!といった感じですね。

 

ToDoリストなどを駆使して管理することも出来ますが、ガントチャートを使用すると

  • タスクの見える化
  • 全体スケジュールの把握
  • (複数人で詐称している場合)チームメンバーの進捗管理

といった事がより分かりやすくなります。

 

今回はGoogleスプレッドシートを使って、ガントチャートを作成し管理する方法をお伝えしたいと思います。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、プロジェクト管理に使用する表形式のものです。

 

考案者である「ヘンリー・ガント」の名をとってガントチャートと呼ばれています。

 

縦軸でWork Breakdown Structureを表して、作業内容・担当者・開始日・終了日・作業間の関連などを置き、横軸に日時(時間)をとって、横棒によって行う期間と進捗状況などを視覚的に示した図である。各作業の開始・終了時期、作業の流れ、進捗状況などが把握しやすく、プロジェクト管理者やメンバーにとって非常に有効な管理手段である。

出典:Wikipedia「ガントチャート」

 

縦軸に作業する事、つまりタスクを列挙し、横軸はカレンダーなどで時間軸を表します。

ガントチャートを使用するメリット

タスクの見える化

一番のメリットは、なんといってもタスクの見える化です。

 

どんな作業においても、まずはじめにタスク、つまりやることを洗い出すと思います。

 

一言でタスクといっても、元となるタスクがありさらにその中に小さなタスクがあります。

 

例えば、元のタスクである「これをやる」と決めても、その中の小さなタスクである「実際にどのようにやっていくのか」、「やり方は?」などそれらを噛み砕き細分化して記載することえで、細かい作業内容も漏れなく把握することが出来ますよね。

 

タスクを見える化することで、後になって「あれもやらなきゃいけなかった!」「これをやるのを忘れてた!!!」なんてことがなくなりますよ。

 

そして、一つ一つのタスクにかかる日数を横軸で表すため、どのタスクに時間がかかるのかがひと目でわかります

進捗管理の容易さ

2つ目のメリットとしては、予定だけでなく実績も記載していくことで、タスクの進捗状況をすぐに把握することが出来ることです。

 

予定通り進んでいる場合は良いですが、もし遅れているようであればスケジュールの見直しや増員の手配など、次の手を打つ必要がありますよね。

 

ガントチャートを用いることで、今の進捗状況がどんな感じなのか、客観的に見ることが出来ます

作業の振り返り、そして次の計画へ

予定と実績を記載することにより、プロジェクト終了後の振り返りを容易に行うことが出来ます

 

予定よりも日数がかかってしまったものや逆に早く終わったもの、開始時には見えていなかったタスクが作業を進めていくと出てきた、プロジェクト全体を通してどうだったかが明確になるため、次の計画をたてるときに活かせますよ

 

本記事では詳しく触れませんが、これをPDCAサイクルを回すと言います。

ガントチャートを使用することによるデメリット

様々なメリットをもたらしてくれるガントチャートですが、良い点ばかりではありません。

 

これからご紹介するデメリットも十分に知った上で使用する必要があります。

予期せぬスケジュール変更に柔軟に対応できない

作業を進めていく中で、急に予定が変更になったり、追加で作業が発生することが多々あります。

 

そういった場合において、予め決めておいたスケジュールに則って進めていくガントチャートは相性が悪いです。

 

ある作業をしている途中に他の作業が割り込んできたりすると、その後に作業は全てズレることになります。

 

その都度更新していけば対応はできますが、ちょっと煩雑になってしまいます。

同時進行しているプロジェクトとの関係性が見えにくい

1つのプロジェクトのみ対応しているのであれば良いですが、大体の場合は同時に複数のプロジェクトが進行していることが多いです。

 

プロジェクトAの作業をしている時にプロジェクトBの作業は出来ないので、作業をしていない期間というのが発生します。

 

しかし、プロジェクトBのガントチャートにプロジェクトAの情報は記載されないので、その関係性が見えません

 

同時進行しているプロジェクト数が増えてくると、、、言わずもがなですね。

うまく使うコツ

実際のプロジェクトにおいて、実作業を担当する人の他に、いわゆる管理職の人がいると思います。

 

複数のプロジェクト全体を通して把握できる立場なので、そういった人が管理すると上手く回ります。

 

また、予め各作業日数を多めに見積もっておくのも大事なことです。

 

予定していた日数よりも多くの日数がかかってしまうとあんまり良い顔をされませんが、逆に少ない日数で完了するとポジティブにとらえてくる人が多いためです。

実例

見える化と言われてもよくわからないと思うので、実際の例を元に説明したいと思います。

 

今回は「ロボットを制御するプログラムを作成」という例でやってみます。

 

作業の流れとしては以下のようなイメージですね。これを1/1から始めて3/31までに仕上げるとしましょう。

 

作業内容 日程
仕様書の作成 1/1 ~ 1/20
レビュー 1/21
設計書の作成 1/22 ~ 2/21
レビュー 2/22
実装 2/23 ~ 3/10
レビュー 3/11
テスト 3/12 ~ 3/20
レビュー 3/21
予備 3/22 ~ 3/30
リリース 3/31

 

シンプルな表で記載するとこんな感じですね。

 

これはこれで見やすいのですが、ガントチャートで作成するとこんな感じになります。

 

 

縦軸は各タスクを、横軸は時間軸を表していることが分かると思います。

 

また、表ではざっくりとした項目で書かれていましたが、もう一段噛み砕いた作業内容も記載されていますね、

 

そしてここでは、黄緑色で塗ってあるのが計画、黄色で塗ってあるのが実績というようにしてみました。

 

他にも"タスクオーナ"ーのように担当者を記載していたり、様々な項目が追加されていると思いますが、実はこのガントチャート、Googleスプレッドシートに予め用意されているテンプレートを使用して作成することが出来ちゃいます

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成する方法

ではどうやって↑のガントチャートを作ったか、順番に記載したと思います。

Googleスプレッドシートを開く

Gooleスプレッドシートを開き、赤枠で囲ってある部分をクリックします。

 

テンプレートギャラリーの中から、ガントチャートを選択する

テンプレートギャラリーを開き、プロジェクト管理としてまとまっている中からガントチャートを選択します。

 

 

もう出来てる

するとどうでしょう!

なんとこれだけで、もう既にこの様な状態で作成されちゃうんです!!Googleすごい。。

 

必要事項を記入していく

ここまで作成されているので、あとは必要なものを記入していけば完成です。

簡単ですね!

 

ガントチャートで必要な項目としては、縦軸に記載する各タスクと横軸で記載する日数なので、それ以外のものは使いやすいようにしてもらえれば良いと思います。

 

一例でご紹介したように、私は各タスクの下にもう一つ行を追加して、予定と実績を分けて表示できるようにしています。

ガントチャートを使って進捗管理を見える化しよう

まとめ

  • ガントチャートはタスクを見える化するツール
  • 予定と実績を記入することで進捗管理が容易に
  • Googleスプレッドシートのテンプレートを使用すれば、あっという間に作成できる

 

今回は複数人で作業するロボット制御のプロジェクトを例に取りましたが、もちろん個人で作業されている方もOKです。

 

複数の案件を同時進行で受け持っている場合など、見える化しておくと管理が楽ですね。

 

また、ビジネスだけでなくプライベートでも何か計画をたてて行動するといったときも応用できるので、自分が使いやすいようにカスタマイズするのも面白いと思います。

 

Googleスプレッドシートは無料で使うことが出来るので、これを活用して自分にあった管理方法を見つけてみてください♪

 

超ブラック企業リーマンの副業10万円物語!

激務リーマンのゆうたくと申します。

で、あんた誰ですか?ってなると思いますので
簡単に自己紹介をさせて頂きます。

愛知県名古屋市生まれ・育ちの
ブラック企業勤めの会社員です。
時間がなくて、超ハードです。

たいした才能も特技もない
面倒臭がりのダメダメ人間で、いつも忙しいとか
時間がないが口癖のブラック企業勤めの激務リーマン僕が、スキマ時間を使って10万以上以上稼ぐことに成功しました!

正直、だれでもやりゃできちゃうと思います。

 

スキマ時間でも10万稼ぐのなんて方法を

知ってるか知らないかだけの単純なことだよ?

 

10万円物語ってなんのことだ?

 

人生変わるべ??

 

行動の最初の1歩踏み出しましょうや!

ブラック企業勤めの激務サラリーマンのわたしが

たったの3か月で実践できた

10万円の作り方が知りたきゃココ!

↓↓↓↓↓↓

コメントフォーム

名前 

 

メールアドレス 

 

URL (空白でもOKです)

 

コメント

トラックバックURL: 
プロフィール

失敗ばかりの人生だったけど

その失敗談を惜しみなく発信します

ブ○ック企業の営業職。

国内海外各地へ出張多数

スマホ1つで副業開始!

パソコン苦手でも成果が出るまでの道筋を発信!

外注さん100人以上雇ってます。

kindle出しました。

詳しいプロフィール


<人気ブログランキング>
応援よろしくお願いします

カテゴリー
ツイッターはこちら
スマホぴっくはこちら