GoogleスプレッドシートをPDFに変換・保存とトラブル解決の方法を紹介

目安時間 9分

ある日、上司から 「そのデータ、明日会議で使うからPDFにしてメールで送ってくれ」 と言われました。

 

みなさんは仕事をしている時、こんな会話をしたことはありませんか?

知らない場合、内心こんな風に思ったりしますよね。

 

「やばい!どうやってやればいいんだ?」

「そもそもGoogleスプレッドシートをPDFにできるなんて知らなかった・・」

などなど。

 

今回は

    • スプレッドシートをPDFに変換・保存する方法
    • スプリクトを使った方法
    • 【スマホ編】スプレッドシートをPDFに変換・保存する方法
    • PDF化でのトラブル解決方法

これらをお伝えしていきます。

 

スプレッドシートを PDFに変換・保存する方法

スプレッドシートをPDFに変換する方法はいくつかあります。

 

その中で今回は、3種類の方法を紹介していきますので、みなさんに合った方法でGoogleスプレッドシートをPDFに変換してみてくださいね!

 

PDF化に変換・保存方法

[ファイル] → [ダウンロード] → [PDFドキュメント] の順に選択します。

 

ここで、各種設定をしていきます。

 

今回はPDFの内容でグリッド線が表示されている(デフォルト)のが気になったので、チェックを外してグリッドの表示を消します。

 

 

消えました!

今回は、ほかの設定は問題ないので、[エクスポート] をクリックします。

 

 

画面左下にPDFが保存されました。

隣にあるマーク[∨] をクリック、[開く] を選択します。

 

 

PDFができあがりました!!

ダウンロード先は自動的に「ダウンロード」フォルダに保存されます。

 

スクリプトを使った方法

GAS(Google Apps Script)ってなに?

Google関連サービスをGoogleが提供している「JavaScript」というプログラミング言語を使って操作する環境のことです。

 

※Google関連サービスとは・・Gmail、Googleマップ、Googleカレンダーなど

 

特徴として、GASはローカルPC上でなくGoogleサーバー上で動きます。

 

Googleドライブ上でプログラミングと実行をするので、自分のPCやブラウザを起動していなくても、自動で動作が可能なんです。

 

設定しておけば自動でやってくれるなんて、時間の節約もできるし、少なからずストレスも減りますね!

 

 

以下の記事で、スプリクトを使った方法を紹介しています。  

 

【スマホ編】PDF化に変換・保存方法

その前に!

Googleスプレッドシートのグリッド線は、PDF化するときに一緒に表示されてしまいます。 今のところ、残念ながらiPhoneではグリッド線を消すことができないので「PC」であらかじめ表示を「OFF」にしておくことをオススメします!!

 

 

パソコンで、[表示] タブ → [グリッド線] のチェックを外しておきましょう。

 

 

今回はiPhoneで操作説明をしていきます。   Googleスプレッドシートを開いて、文書を作成します。

[・・・] のところをタップします。

 

 

[共有とエクスポート] をタップします。

 

 

[コピーを送信] をタップします。

 

 

[形式を選択] します。 [PDF] をタップ。

 

 

[”ファイル”に保存] をタップします。

 

 

「このiPhone内」か、その下のフォルダー(今回はChrome)をタップします。

もし「このiPhone内」にフォルダーを追加したい場合は[保存] の左側の [ファイル] マークをタップします。

完了したら、[保存] をタップします。

 

 

次にPDFのデータを確認していきます。 ホーム画面にある「ファイル」アプリを開きます。

 

 

[このiPhone内] をタップします。

 

 

フォルダー(Chrome)をタップ。

 

 

ファイル(おためし)をタップして開きます。

 

 

PDFの完成です!

 

PDF化でのトラブル解決方法

GoogleスプレッドシートをPDF化した時に、

  • 文字がずれた!
  • フォントが変わった!

などの現象がおこった場合、みなさんはどうしますか?

めっちゃあせるし、不便で嫌になりますよね。

 

しかも、急いでいる時に限って・・・

そんな事態を防ぐためにも、知っておくと便利ですよ。

 

とっても簡単にできるので、すぐに覚えられると思います。

では、説明していきますね。 [印刷] をクリックします。

 

 

印刷イメージでグリッドが表示されている時は、[印刷形式] → [グリッド線を表示] のチェックを外して下さいね。

そのあと[次へ] をクリックします。

 

 

印刷先を [PDFに保存] に変更します。

[印刷] をクリックします。

 

 

[名前を付けて保存] が出てきます。

保存先・ファイル名を決めて、[保存] します。

 

 

保存されました!

フォルダを開いて保存されているファイルを開いて、問題が解決しているか確認して完了です。

 

まとめ

GoogleスプレッドシートからPDFに変換する方法、トラブル解決方法をお伝えしました。

 

  • Googleスプレッドシート → ダウンロード → PDFドキュメント変換
  • スプリクトはPDF変換し、メール送信できる
  • スマホ編はグリッド線に要注意!
  • 印刷 → 送信先をPDFにする(トラブル解決方法)

 

手順を追って作業してみると、意外に簡単にPDF化ができました!

 

みなさんも、お好きなものを選んでPDF化に挑戦してみてくださいね。

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