サラリーマン×副業の最適な方法を教えます

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みなさんスプレッドシートを

うまく活用していますか？

 

会社の事務作業や副業を行う際、

他者との情報共有や共同作業を

スプレッドシートで行う機会がとても増えてきましたね。

 

 

でも実際、

会社や管理者にスプレッドシートを共有されることはあっても、

自分自身が管理者側となってスプレッドシートを利用者側に

共有することを経験した方って少ないのではないでしょうか？

 

 

そこで今回ご紹介するのは、

 

 

です！！

 

この記事を読んで、さらにスプレッドシートの理解を深めてみてはいかがでしょうか？

 

利用者側に与えられる権限の種類は３つ

編集権限

権限は大きく分けて３種類あります。

 

まず、共有したい人に編集をしてもらいたい場合は、

編集権限を付与しましょう。

 

編集権限を付与することで、

利用者がいつでもスプレッドシート上の情報を

編集ができるようになります。

 

 

会社の事務などに幅広く役立ちそうです！

 

 

このスプレッドシート、実は複数端末から同時に編集ができちゃうんですね！

過去にExcelを仕事で使っていた経験があるのですが、

同時編集ができなかったために、

他の人がいじってしまい保存すると内容が変わっていたり、

誰かが編集していると、編集ができなかったりと

いろいろ不便を感じていたのですが…

 

しかしスプレッドシートは同時編集が可能であるため、

事務作業の効率化が実現しちゃいましたよ！

事務員さんたちも大喜び間違いなしですね(笑)

 

 

閲覧権限

続いてご紹介する権限は、閲覧権限です。

 

閲覧権限を付与された利用者は、

共有されたスプレッドシートを見ることはできますが、

自分でスプレッドシートを編集することができません。

 

 

 

副業でお仕事を依頼する際や、

取引先との商談にも有効的ですね！

 

実際に私も何度かクラウドソーシングサービスで

副業のお仕事を請け負ったことがあるのですが、

注意事項やマニュアルをスプレッドシートに

まとめられている発注者さんがとても多かった印象を受けます。

 

スプレッドシート上に

YouTubeや別サイトへのリンクを貼ることも可能ですし、

マニュアルとしても大活躍間違いなし！

 

コメント権限

最後にご紹介するのがコメント権限です。

 

他の人との共有時に、

• 入力方法に指摘を加えたい
• 入力してもらった数字をもう一度確認してもらいたい

 

こんな風にスプレッドシート上で指示やアドバイスを出したいときに、

そのままコメントのやりとりができる機能です。

 

 

私自身も実際、このコメント機能には助けられた経験があります。

 

部下の営業管理をスプレッドシートで行っていたのですが、

入力した成果に対して都度コメントができるので

とても便利で使いやすい！

 

成果が多いときには「素晴らしい！」と褒めの一言を入れられるし、

成果が少ないときにはアドバイスや助言をコメントで入力していました。

 

部下の人数が少なければ直接話すれば良い話なのですが、

なにせ人数が多かったもんで・・

コメント機能をフル活用していました。

 

また、経理や総務の仕事をする際でも、

「ここの数字間違ってるよ！」などのコメントを

残すこともできるのでとても便利ですね。

 

 

コメント機能を利用することで、

共有者に対して伝えたいことができた場合に、

改めてメールや電話などをしなくても

カンタンに伝えることができますね！

 

共有方法

Gメールを用いて共有する

では、権限をどのように設定し利用者に共有するのか？

 

共有方法は大きくわけて２種類あります。

まずGメールを用いて共有する方法をご紹介します。

 

 

 

利用者側のGメールアドレスさえ知っていれば

簡単に招待＆共有することができます！

 

クラウドソーシングで副業のお仕事等を受ける際にも、

Gメールアドレスを要求されることが多いです。

 

何でメールアドレス？！メールでやり取りするの？！と身構える必要もなく、

スプレッドシートを共有するための手段として要求されることが多いのです！

 

リンクを用いて共有する

次に、リンク（URL）を用いて共有する方法をご紹介します。

 

 

 

 

 

利用者側にどこまで権限を与えるのかも

この画面で選択することができます。

 

編集権限の裏技

触ってほしくないシートは保護できる

編集権限を用いて共同作業をする場合に、

知ってると役に立つ裏技をご紹介します！

 

共同作業を行っている際に、

• このシートは自分以外に編集させたくないな…
• 特定のシートだけ、チームのメンバーにしか編集できないようにしたい

 

このように思った経験はありませんか？

 

その時に役立つのが、特定のシートだけを保護する機能です。

 

この機能を使うことによって、

編集されたくないシートを個別に選択し、

保護することができます！

 

また、シートを保護する際に、特定の人にだけ編集権限を与えることも

できるので、うまく活用していきたいですね。

 

手順は簡単です！

 

 

 

この方法をうまく活用することによって、

新たにシートを作りなおしたり

利用者をコロコロ変えたりする手間が省けそうですね！

 

特定のシートを非表示にもできる

次にご紹介する機能は特定のシートを非表示にできる機能です！

 

• メモ代わりになるようなシートを作りたいな
• ボツになった案を一時的に置いておく場所が欲しいな

 

このようなときに、

シートの非表示機能がおすすめです。

 

 

以上になります。とっても簡単ですね。

シートを簡単に出し入れできますので、

自分だけのメモなどに活用してみてはいかがでしょうか？

 

まとめ

• スプレッドシートの権限は「編集権限・閲覧権限・コメント権限」の中から選べる
• 利用者側に共有する方法はGメールかリンクを使うと良い
• 触られたくないシートだけ編集権限をオフにし保護することができる
• 自分だけのシートを作ってメモ代わりに使える

 

いかがでしたでしょうか？

 

私自身も、会社でスプレッドシートを利用していますが、

会社が作ったシートに顧客データや進捗を入力することがメインであるため、

 

自分自身でスプレッドシートを作成し、運用する機会が

なかなかありませんでした。

 

しかし、副業を始めてからは、

多くの外注さんとやり取りする機会があり

スプレッドシートが大大大活躍しています！

 

言い換えると、副業をするにあたって

スプレッドシートの知識は必須になってくるでしょう！

 

うまく活用することで

さらに充実した副業ライフを送れますよ！！

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