業務効率を上げよう!!スプレッドシートを作成するメリット4選!!

目安時間 9分
プロフィール:毎日朝7時に自宅を出て21時に帰宅する、ブラック企業の営業職!時間がない!!が口癖だったが、唯一の救いはスマホを持っていたこと。スマホを使って副業を開始して1年でたったころには年間50万を稼ぎ出した。

独自で外注化戦略にチャレンジし、試行錯誤を重ねて外注スタッフさん100名以上管理することができるようになりました。そこから自分で書かないkindle書籍の出版方法を確立。現役でブラック企業で働きながら、スマホを使っての外注管理・SNS戦略・Youtubuなどを駆使して展開中。移動の多い営業職なら、時間の使い方さえ工夫できれば、スキマ時間だけで情報発信できちゃいます。

『時間がない』が口癖の私が行っている唯一無二の方法、外部パートナーと連携した仕組化、ゼロに近いぐらい時間がなくても副収入化を実現しました。超忙しい営業職の会社員の僕が『最速で』実績を作るために行った0⇒1戦略の秘密と行動力の出し方《時間管理術》×《仲間と一緒に人生を変える行動力の秘密》を出版中(メルマガ登録で無料購読可能)。情報発信で稼ぐ方法やこれまでのノウハウをメルマガ講座にて無料配信中

 

皆さんはもうスプレッドシートをお使いでしょうか??

 

以前、作成方法をまとめましたが、覚えると本当に便利なんです!

 

 

 

 

実はこれを覚えたおかげで、わたしの業務効率が何倍も上がりました!

 

仕事をしているとどんなことでも効率よく回したいですよね。

ですが、スプレッドシートを作成すれば、そんな悩みとはおさらばできますよ!

 

また、わたしのようなサラリーマンのみならず

複数の人とファイル共有をする場面が多い人にはメリットだらけなんですよ♪

 

今回はスプレッドシートを作成するメリットを4つに絞ってご紹介しますね!

 

共有がかんたん!

 

スプレッドシートはなんといっても共有がかんたんです。

 

仕事をしているとファイルを共有する場面が多々ありますよね。

 

そんなときはスプレッドシートを作成すればすごーくかんたんに共有できるんですよ。

 

手順としては、

 

作成したスプレッドシートの共有の流れ

  • 主催者がシートを作成。
  • シート専用のURLが発行される。
  • そのURLを発信。

 

以上です。

 

え?それだけでいいの?

という声が聞こえてきそうですが(笑)

 

本当にそれだけでOKなんです。

すごくかんたんだと思いませんか?

 

オフラインのファイル…例えばExcelやWordであれば

共有しようものならメールで全員に添付したファイルを送信する必要がありました。

 

結構これが手間だったりします^^;

宛先漏れがあったり、ファイルを添付し忘れたり…(笑)

 

ですが、スプレッドシートは、URLがあれば閲覧することが可能なんです!

 

簡単に共有できる点は大きなメリットですね♪

 

 

オンライン作業だから編集もその場でできる!

 

仕事中データを送ることが多々ありますよね?

 

メールソフトを開き、作成したExcelを添付して送信!

 

もしミスや漏れなどがあれば、もちろん修正して再度提出です。

そうなると、もちろん手間もかかりますよね。

 

編集もして、漏れがないか確認して、再度提出……。

この間にいったい何個の仕事を終わらすことできたのか(笑)

 

しかしスプレッドシートであれば、その点は心配ありません。

 

スプレッドシートは基本オンラインでの編集です。

 

もし仮に手違いなどがあっても、さっとその場で修正することも可能です。

 

上司にミスを指摘されても、すぐに修正作業できるのがとても便利ですよ!

 

また、複数人が同じシートを同時に編集できるので、リアルタイムで作業ができる点は本当に便利です。

 

Excelも設定すれば、同時編集もできますが、ややこしくないとはいえ必要な設定がいくつかあります。

 

そう考えると、ちょっと手間ですよね……。

 

スプレッドシートは権限設定だけすれば、あとは共有した人たちで編集できるので、もう本当に簡単ですよ!

 

わたしならやっぱり簡単な方を選んでしまいますね。

できれば手間がかからなくて簡単な方が、時短につながるからです^^;

 

業務効率は間違いなく上がりますよ!

 

ただしデメリットとしては、オフラインでは作業ができない点です。

スプレッドシートを利用する際は、ご自身のインターネット環境を整えておくのがベターです!

 

 

自動保存だから安心して使える!

 

Excelなどを編集してよくありがちなのが、保存のし忘れだと思います。

 

わたしも過去に何度この過ちを重ねてきたのか……。

 

何時間もかけて作った資料が、不慮の事故で消えてしまうことも多々あります。

停電やパソコンの不調などなど……思い出しただけでも血の気が引きますね^^;

 

しかしスプレッドシートは常に作業が自動保存されます!

 

保存のし忘れで慌てることもなくなります!

 

また、保存されたデータはGoogleのドライブに保存されています。

 

つまりデータの紛失もなくなるということです!

 

せっかく作成した資料が見つからない。

保存し忘れで作業を一からやり直す。

 

といったことに頭を悩ますことはもうありません!

 

ふいにパソコンが機嫌を損ねても、雷さまがゴロゴロ鳴っていても

スプレッドシートは常に自動保存されるので、安心して資料作りに臨めますね!

 

 

スマホからも編集ができる!

 

スプレッドシートを作成したら、PCのみならず、スマホからも編集が可能なんです!

 

操作もPCとほぼ変わらないので、らくらくと編集ができますよ。

 

スマホが一つあれば、シートの編集なんてらくらくです!

 

スプレッドシートのアプリをインストールすれば早速使えます!

 

PCと変わらない操作感で、関数などの表計算ももちろん同じようにできます!

 

小さな修正くらいならスマホだけでかんたんに行うことができるんです♪

 

デメリットとしては、画面がスマホ・タブレット端末の大きさによって左右される点です。

 

PCでちょうどよかったシートも、スマホでみると少し見づらい点が出てくるかと思います。

 

大きさなどのサイズ感を操作される場合、PCでメインで行っている方はPCで作業されたほうがいいかもしれません^^;

 

逆も然りで、スマホなどではちょうどよく見えても、PCだと見づらい点がもちろんあります。

 

用途によって操作を使い分ける方がいいかもしれませんね。

 

ただスマホで操作できるのは大きなメリットなので、ぜひDLしましょう!

 

DLはこちらから

iPhone

Android

 

まとめ

 

今回はスプレッドシートを作成するメリットをご紹介しました。

 

ここまでをまとめると

 

まとめ

  • 共有がとても簡単。ワンクリックで共有できる。
  • オンラインで作業できる。複数人が同時に閲覧・編集も可能。
  • 自動保存で、Googleドライブにも保存されるため、データの紛失等がない。
  • スマホからも簡単に編集可能!

 

こんなに充実した機能で、尚且つ簡単操作!これはもう使わない手はありませんね!

 

スプレッドシートを活用して、ぜひ業務効率を上げていきましょう!

 

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