初心者にも簡単!スプレッドシート作成方法と便利な使い方は?

目安時間 8分

スプレッドシートの作成方法とは?

 

どこから立ち上げるの?

 

スプレッドシートの閲覧はできる、すでに作成されているシートを使うことはあるけど自分で作成するのは不慣れ。

 

という方にむけて、スプレッドシートの基本的な作成の仕方や便利な使い方についてお伝えします。

 

私自身マイクロソフトのエクセルを長年使っていましたが、最近はスプレッドシートに移行し使う機会が増えました。

 

エクセルを使える方なら、スプレッドシートの使い方も問題ありませんし非常に便利に使えます。

 

全ての機能を使いこなしている訳ではありませんが、スプレッドシートにまだ慣れていないという方はぜひ読んでみてください。

 

スプレッドシートはどこから立ち上げる

スプレッドシートはエクセルと違い、インターネット環境であれば無料で使える表計算シートです。

 

Googleを開けば簡単に立ち上げることができます。

 

Microsoftのエクセルはサブスクで月々の利用料金を支払って使う、もしくはMicrosoft Officeを購入して使うのに対して、スプレッドシートは無料で使うことができます

 

会社でエクセルは使うけど、自宅のパソコンではスプレッドシートを使っているという方も多いようですね。

 

 

 

 

 

スプレッドシートのシートを作成してみる

スプレッドシートを立ち上げたら「新しいスプレッドシートを作成」から『空白』を選ぶと新しいシートを作成。

 

使い方はエクセルとほぼ変わらず、入力した文字や数字に対して自動計算やグラフ作成などができます。

 

 

作成した人がシートのオーナーになって、複数人と共有してシートの編集やオーナーは共有した人に「編集する権限」もしくは「閲覧だけの権限」を付与することができますよ。

 

なので会議の資料をメールに添付する必要が無くなりますし、共有者と一緒にタスクをこなせますね。

 

テンプレーを使ったスプレッドシートの活用法

スプレッドシートには空白のシート以外にも、あらかじめいくつかのテンプレートが準備されています。

 

テンプレートの例は次のとおりです。

 

スプレッドシートのテンプレート

  • ToDo
  • 2020年カレンダー
  • 月間予算
  • 年間予算
  • スケジュール
  • 旅行プランナー
  • 結婚式準備表
  • 長所と短所
  • 従業員シフトスケジュール
  • ガントチャート

 

まだまだたくさんのテンプレートがあります。

 

私自身は以前から、内容が込み入ったり正確な日にちや時間管理が必要なものはエクセルで管理していました。

 

スプレッドシートになっても使い方はあまり変わらないので、テンプレートでも管理しやすいですね。

 

あらかじめテンプレートには細かい項目が入力されているので、あとは自分に合わせた修正をするだけでいいので便利な機能です。

 

作成したシートはクラウド保管なので管理しやすい

作成したスプレッドシートはクラウドに保管されているので、自分のパソコンの要領を占領しないところが使う人にとって優しいですよね。

 

今までは画像やグラフなどの表をを貼り付けると、データ要領を使ってしまうことがありました。

 

スプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドなど、他のアプリはまとめて「Googleドライブ」に保管されています。

 

 

スプレッドシートを使えば仕事が効率化できる

スプレッドシートのテンプレートにある「予算表」や「ToDoリスト」などは、必要な項目や自動計算をあらかじめ設定してる表なので、設定次第ではどんなシートも自分流に管理することができます。

 

そのためスプレッドシートさえあれば、たくさんのアプリやソフトを使い分けなくても、あらゆるタスクや業務管理ができるといえます。

 

ToDoリストは仕事に限らず、プライベートでも便利に使えそうですよね。

 

  • 旅行の準備に・・・行く場所リスト、買い物リスト、食べ物リスト
  • 引越しの時に・・・やる事リスト、引越し業者の見積もりリスト、日程管理

 

スマホでも使えるので、場所にとらわれず管理できるので非常に便利に使えます。

 

ちなみにテンプレートに「カレンダー」があります。

 

個人の感想としては、プリントアウトして使う時には一月ひと月作成しなくてもいいので便利だと思います。

 

しかしスケジュール管理として見た時には、Microsoftのカレンダー機能の方がメールなど他の機能と連動しているので使いやすい印象を持ちました。

 

まとめ:スプレッドシートの作成方法と便利な使い方

スプレッドシートは複数人とのシート共有、クラウドへの保存が大きな特徴ですが、基本的にはエクセルを使っていた方なら問題なく使用できる便利なアプリです。

 

スプレッドシートの作成方法についてまとめます。

 

スプレッドシートの作成方法まとめ

  • 無料で使える表計算シート
  • Google検索から簡単に立ち上げることができる
  • 使い方はエクセルと変わらず、表計算やグラフなども作成できる
  • 用途に合わせたテンプレートが便利
  • クラウド保存でスマホでも使える
  • 仕事以外でも使えて、他のアプリを使う必要がなくなる

 

まだスプレッドシートを使いこなせていないという方は、ぜひ便利な機能を使って仕事やプライベートを効率化してみてください。

 

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