スプレッドシートのセキュリティは大丈夫?安心できる対策3選

目安時間 11分
プロフィール:毎日朝7時に自宅を出て21時に帰宅する、ブラック企業の営業職!時間がない!!が口癖だったが、唯一の救いはスマホを持っていたこと。スマホを使って副業を開始して1年でたったころには年間50万を稼ぎ出した。

独自で外注化戦略にチャレンジし、試行錯誤を重ねて外注スタッフさん100名以上管理することができるようになりました。そこから自分で書かないkindle書籍の出版方法を確立。現役でブラック企業で働きながら、スマホを使っての外注管理・SNS戦略・Youtubuなどを駆使して展開中。移動の多い営業職なら、時間の使い方さえ工夫できれば、スキマ時間だけで情報発信できちゃいます。

『時間がない』が口癖の私が行っている唯一無二の方法、外部パートナーと連携した仕組化、ゼロに近いぐらい時間がなくても副収入化を実現しました。超忙しい営業職の会社員の僕が『最速で』実績を作るために行った0⇒1戦略の秘密と行動力の出し方《時間管理術》×《仲間と一緒に人生を変える行動力の秘密》を出版中(メルマガ登録で無料購読可能)。情報発信で稼ぐ方法やこれまでのノウハウをメルマガ講座にて無料配信中

みなさん最近流行りのスプレッドシート、使っていますか?

 

今ではどこの会社でもExcelではなく

スプレッドシートが主流になってきていますが

スプレッドシートのセキュリティ面について

考えたことはありますでしょうか?

 

    • みんな使ってるから安心でしょ!

なんて浅はかな考えを持っている人は今すぐこの記事を見てください。

 

今回ご紹介するのは

  • スプレッドシートの安全性
  • スプレッドシートを利用する際のセキュリティ対策

 

    • なんだかよくわからないけどスプレッドシートを使っている
    • スプレッドシートでとても重要な情報を管理している

 

このような方は、是非この記事を読んで

スプレッドシートのセキュリティについて理解を深めてみてください!

 

 

スプレッドシートとは?

スプレッドシートとはGoogleアカウントさえ持っていれば

誰でも利用が出来る表計算ソフトです。

 

表計算ソフトと言えば、Excelを思い浮かべる方も多いと思いますが、

近年Excelに比べ使いやすいと話題になっているのがスプレッドシートです。

 

スプレッドシートの良いところ

  • 複数端末から同時編集が可能
  • ソフト不要で無料で使える
  • スマホからでも編集可能

 

私が実際に使ってみて特に便利だなと思ったのは上記の3点です。

 

特に、複数端末から同時編集が可能な点は、

会社でのデータ整理作業等にとても役立ちます。

入力した箇所や編集した箇所がすべての端末でリアルタイムで更新されるため、

複数の事務員での同時作業が可能です。

 

仕事の効率化にとても役立つサービスだと思います!

 

スプレッドシートは安全なのか?

その話題のスプレッドシートってセキュリティはどうなの?

と気になる方も多いと思われます。

 

セキュリティ面で最も気になるのは情報漏洩についてだと思われますが、

スプレッドシート利用時は2つの要因による情報漏洩に注意が必要です。

 

ウイルス感染による情報漏洩

まず1つ目が、ウイルス感染による情報漏洩です。

 

Excelとは違い、スプレッドシートを利用する際にはインターネット環境が必要です。

インターネットを使うに当たって、ウイルス感染の脅威は付き物となってきます。

 

代表的なウイルス感染例としては、

変なメールのURL上のサイトをクリックしたりすることで

Googleアカウントのログイン情報が不正利用されてしまうケースなどがあげられます。

 

スプレッドシートはGoogleアカウントを用いて作成&編集を行うため

Googleアカウントを不正利用されてしまった場合、

スプレッドシート上の情報が無断で閲覧&利用

されてしまう恐れがあります。

 

 

人的ミスによる情報漏洩

2つ目が、操作ミスなどの人的要因によっておこる情報漏洩です。

 

スプレッドシートを会社で利用する際、

データ管理や機密情報管理のため社外秘扱いでシートを利用することもあれば

社外の人間との取引のためにオープンな形でシートを利用することもあるでしょう。

 

人的ミス例

  • 社外の人間に社外秘情報の入ったシートのURLを誤って送信
  • 閲覧可能範囲の設定を誤って広く設定してしまう

 

これらのミスにより機密情報や社外秘情報が漏れ出てしまう恐れがあります。

 

スプレッドシートの特徴や使い方をよく知らないまま操作することで、

1人のミスで簡単に社内の情報が漏れ出てしまう恐れがあることも

スプレッドシートの特徴です。

 

スプレッドシートのセキュリティ対策3選

閲覧制限を設ける

スプレッドシートには閲覧(または編集)する権限の範囲を予め設定する機能があります。

この機能をうまく活用すれば、意図せずURLが漏れてしまったり

誤送信してしまった場合でも、部外者による閲覧を防ぐことができます。

 

権限の種類

  • 閲覧のみ可能
  • 閲覧、編集が可能
  • 閲覧、コメントが可能

 

アクセス制限

  • リンクを知っている全員
  • 承認したユーザーのみ

 

スプレッドシートを共有する際に、

上記のように共有相手への権限を設定することができます。

 

特に外部に漏らしたくない情報を扱う場合や、

特定の人の間で情報をやりとりしたい場合は、

アクセスを承認制にしておくと安心ですね。

 

2段階認証機能を使う

Googleアカウントにはセキュリティ強化のために2段階認証機能がついています。

2段階認証機能を使うことによって、

ログイン情報が不正に使用される可能性を減らしてくれます。

 

設定の手順は

①Googleアカウントのホームでセキュリティを選択

 

↓↓↓

 

②2段階認証プロセスをオンにする!(下記画像参照)

 

 

 

 

セキュリティ強化のためにも、スプレッドシートを利用する際には

2段階認証を使うことをおススメします!

 

公共のWi-Fi、PCでの利用を控える

次に気を付けたいのが、公共の場で誰でも使える無料Wi-Fiパソコンです。

 

特に最近増えてきているのが無料Wi-Fiです。

 

無料でWi-Fiを提供しているところ

  • カフェ
  • 図書館
  • ホテル
  • ワーキングスペース(←最近増えてきました)

 

など様々です。

 

このような無料のWi-Fiを利用することで、

同じWi-Fiを利用する部外者に通信内容を受信される恐れがあります。

 

ワーキングスペースやホテルでは、Wi-Fiにパスワードが設定されており、

安心だと思われがちですが、

そのパスワードが多数の人間に公表されている場合も

同じように注意が必要となってきます。

 

どうしても外でインターネット接続をして仕事をしたいときは

パスワード強度の強い自前のモバイルルーター等

用意すると良いでしょう。

 

家や職場でずっと仕事をしていると疲れますよね…

セキュリティ面に気を付けて

気分転換にオシャレなカフェワーキングスペース

お仕事してみるのもいいかもしれませんね!

 

まとめ

重要

  • スプレッドシートとはGoogleアカウントひとつで利用できる表計算ソフト
  • 利用時にはウイルス感染による情報漏洩に注意
  • 閲覧制限を設けることで人的ミスによる情報漏洩を防げる
  • 2段階認証を有効活用して不正ログインを防げる
  • 公共のWi-Fi&PCを利用しないことを徹底する

 

いかがでしたでしょうか?

 

スプレッドシートは、

セキュリティ面に注意をして対策を徹底することで

幅広い仕事や業務に役立ちそうですね!

 

私が学生の頃はExcelが主流でしたが、最近は職場でも

スプレッドシートが主流になってきてます。

 

流行りに乗っかって、自身の仕事や副業にも

スプレッドシートを取り入れてみてはいかがでしょうか?

 

 

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